Opdrachtgever: hoogheemraadschap HHSK en hoogheemraadschap Delfland
Opdracht: ontwikkelen en uitvoeren van een interne communicatiestrategie
De belastingafdelingen van twee waterschappen gaan samen. Binnen een ‘gemeenschappelijke regeling’ gaan zij gezamenlijk het heffen en innen van de waterschapsbelastingen in de regio verzorgen. Een omvangrijke klus, waarbij de integratie van werkwijzen, procedures, systemen, databestanden en werkplekken veel aandacht vragen. Ook het functiegebouw en de personele structuur worden herzien. Een intensief communicatietraject inspireert medewerkers een actieve bijdrage te leveren aan de ontwikkeling.
In werkgroepjes bereiden medewerkers zelf de vorming van de nieuwe organisatie voor. Resultaten worden structureel gedeeld tijdens medewerkersbijeenkomsten, op een speciaal ingerichte intranetsite en met digitale nieuwsbrieven. Medewerkers krijgen een actieve rol in het hele traject en geven zo met trots vorm aan ‘hun nieuwe club’. Er wordt structureel en intensief gecommuniceerd over alle stappen in het proces naar de vorming van de nieuwe organisatie. Het management luistert naar zorgen van medewerkers, ook over de eigen positie in de nieuwe organisatie of de toekomstige werkplek. Het resultaat: op 1 januari gaat de knop om en is de Regionale Belasting Groep operationeel. De Regionale Belasting Groep maakt een veelbelovende start en boekt snel succes. In 2012 haakt de gemeente Delft aan. Anderen gemeenten zullen volgen.